Les organitzacions han de complir un gran nombre de regulacions legals externes a causa de la importància actual de mantenir sota control tots els aspectes que poguessin influenciar contra la qualitat dels seus serveis / productes, així com la salut dels seus treballadors, el medi ambient i la gestió de seus recursos per l'assoliment dels seus objectius. La implantació de sistemes normalitzats, els requisits asseguren el compliment d'aquests aspectes, és una pràctica que s'ha generalitzat a Cuba, ia nivell internacional. Sent el diagnòstic la base de qualsevol acció de millora que decideixi emprendre l'empresa darrere de la integració o implantació dels sistemes integrats de gestió. En el present treball s'aborda des d'una perspectiva teòrica com el diagnòstic és el punt inicial de qualsevol canvi en l'organització.
Fent èmfasi particular en la seva utilització per a la implantació de SIG.
INTRODUCCIÓ
En l'actualitat totes les empreses coexisteixen en un entorn d'estrictes requisits legals on la violació d'alguns d'aquests pot provocar des de l'ocurrència de pèrdues econòmiques fins al tancament de la mateixa. La implantació de sistemes normalitzats permet donar resposta a aquests ja que estableixen els requisits que, de complir-se, asseguren que l'empresa treballa d'acord a les especificacions.
Ara per ara, en l'àmbit empresarial mundial es parla més que de sistemes, de Sistemes Integrats de Gestió, doncs la integració li permet a l'empresa aprendre a introduir criteris i especificacions en aquests de manera que satisfacin a tots els seus clients mitjançant una gestió eficaç i eficient de tots els recursos existents. La integració equilibra la importància de cada àrea de gestió. Es tracta d'homogeneïtzar actuacions, responsabilitats, terminologies i evitar duplicitats innecessàries. Cuba se suma a aquests canvis i tenint en compte les característiques, limitacions i objectius de la nació, promou la implantació d'aquest tipus de sistemes.
En les indústries associades a la producció d'aliments, a causa de la importància que tenen això per a la salut humana, cada dia són més grans i més rigoroses les normes i regulacions que les controlen. Aquestes han igualment optat per la implantació de sistemes que aconsegueixin la integració de les seves disciplines principals: Qualitat, Medi Ambient, Seguretat i Salut de l'Treball i Control Intern.
Amb aquest objectiu s'ha determinat en moltes institucions que l'elaboració de diagnòstics integrats empresarials constitueix l'element inicial que permetrà determinar l'estat de la gestió. El diagnòstic com a primer element cap a la implantació d'un sistema és un requisit que es troba en diverses regulacions i normes cubanes com ara la Resolució No. 282 de el 2013 i el decret llei No. 252 on, en tots els casos, planteja que la implantació de el Sistema haurà de realitzar-se sempre en funció dels diagnòstics elaborats.
Sistemes integrats de gestió.
Moltes organitzacions han adoptat o estan adoptant normes i / o especificacions formals de sistemes de gestió, com ara ISO 9001: 2008, ISO 22000: 2005, ISO 14001: 2004, OHSAS 18001: 2005 i la Resolució No. 60/11. En moltes ocasions s'implanten independentment els sistemes, però, tots els sistemes esmentats presenten requisits comuns que poguessin ser satisfets de forma integrada, la qual cosa ha fet a les organitzacions plantejar l'enfocament de tenir sistemes integrats. (PAS 99: 2012).
La integració és el procés a través de el qual l'organització aprèn a introduir criteris i especificacions en els seus sistemes de manera que satisfacin a tots els seus clients mitjançant una gestió eficaç i eficient de tots els recursos existents (Amozarrain, 2001), d'aquest concepte es deriva el de SIG com el conjunt format per l'estructura de l'organització, les responsabilitats, els procediments, els processos i els recursos que s'estableixen per dur a terme la gestió integrada dels sistemes (UNE 66177: 2005, 2005); similars conceptes s'observen també en autors com González i Isaac (2003), Isaac (2004) i Labañino (2011).
La NC PAS 99: 2008 «Requisits comuns de el Sistema de Gestió com a marc per a la Integració" constitueix la Norma Cubana que brinda les orientacions per a la implementació d'un SIG, en ella es categoritzen els principals requisits:
- Política.Planificación.Aplicación i operación.Evaluación de l'desempeño.Mejora.Revisión per la Direcció.
Cada norma de sistemes de gestió té els seus propis requisits específics, però aquestes sis temàtiques seran presents en totes elles i es poden adoptar com a base per a la integració, per tal raó la NC PAS 99: 2008 utilitza la mateixa categorització com a marc per als requisits comuns de el sistema de gestió.
Quan en una empresa es treballa de forma integrada en la realització de qualsevol procés, un treballador no faria distinció entre la seguretat, la qualitat, la disciplina, el medi ambient, etc. Un altre exemple es pot veure dins dels plans de negocis, on s'ha de tenir en compte els objectius relatius a la seguretat per a cadascuna de les activitats. (García, 2001) Un SIG varia d'una organització a una altra. Per això en el sistema integrat de gestió és necessari identificar totes les accions que s'han d'executar, assignar responsabilitats en forma clara i establir les interrelacions de cooperació entre sectors. D'aquesta manera s'afavoreix la creació de mecanismes per integrar totes les funcions de l'organització a la finalitat establerta. (Tor, 2001).
Nombroses referències coincideixen que els sistemes integrats tenen un avantatge fonamental, eviten que hi hagi una duplicitat de procediments, normes, reglaments, regles, etc., per a activitats comuns, que poden correspondre a diferents aspectes de l'activitat de l'empresa; a més impedeix que activitats, que tenen incidència directa en el funcionament de l'empresa siguin dirigides de formes aïllades, evitant que hi hagi àrees, departaments o direccions, cadascuna amb els seus responsables, objectius i tasques, amb poca comunicació entre si. (García, 2001) (Isaac, 2004) (Abenza, 2004) (UNE 66177: 2005, 2005) (Pérez, 2006) (PAS 99: 2008) D'acord a Gros el 2005, entre les principals dificultats que es poden presentar a l'hora de plantejar-se el desenvolupament d'un sistema integrat de gestió es podria destacar les següents:
- Manca de personal amb la preparació suficient per treballar en els tres camps, sent necessari un major esforç en matèria de formació i un compromís amb el mateix per part de la Dirección.Falta de conscienciació amb el personal de les empreses en algunes de les matèries dels sistemes a integrar.
A més poden existir altres dificultats com els costos d'implantació, resistència a l'canvi i auditories integrals complexes que generalment requereixen de la presència d'equips d'auditors qualificats que treballin junts i evitin les duplicitats.
Models de Sistemes Integrats de Gestió
Els models de SIG són la guia per dissenyar i implementar un SIG. En el present any ja són nombrosos els models existents a Cuba, a causa de l'auge de l'interès que presenta per a les organitzacions la implantació d'un SIG, tot i que encara es troben algunes deficiències en ells que provoca que contínuament siguin millorats. Els models analitzats per a la realització de el present treball són:
- Isaac (2004): Metodologia sobre el Model de Gestió Integrat Qualitat-Medi Ambient (CYMA) González i altres (2008): Model de Gestió Integrat Qualitat, Ambient, Salut i Seguretat i Control Intern (Casci) ININ (2010): Orientacions per a la implementació d'un Sistema Integrat de Gestió de la Qualitat, Ambiental i Seguretat i Salut en el TrabajoSantana (2010): Model Integrat de Gestió Qualitat, Medi Ambient, Seguretat i Salut de l'Treball i Control Intern (CMASCI).
De l'estudi dels diferents models es va elaborar la següent taula resum:
Models de Sistemes Integrats de Gestió
Tots els models presentats es basen en el Cicle PHVA; a més s'observa altres similituds com que tots confereixen gran importància a l'etapa de Diagnòstic, on es proposa una anàlisi interna i externa, i l'etapa de Revisió i Millora en on s'emfatitza en la importància de les auditories per a la millora de l'SIG.
Entre la diferències més evidents s'observa que tots plantegen la integració de diferents conjunts de sistemes i només el model ININ 2010 planteja la integració per a un SGIA, els models CYMA de l'2004 i CASICI de l'2008 no són aplicable a empreses que ja compten amb un SIG i només el de CMASCI de l'2010 proposa un mètode per determinar el nivell d'integració de l'organització.
El model de ININ 2010 presenta diferències amb tots els altres plantejats al no proposar la creació d'un Grup Gestor, no proposar la utilització de tècniques estadístiques i començar a partir d'una etapa de definició de l'abast de l'SIG; tot i això s'observa que aquest model conjunt a l'CMASCI 2010 són els més complets justificat en:
- El model ININ és el primer a Cuba a basar-se en la NC PAS 99: 2008, analitza els riscos associats a el procés d'integració i proposa valorar la factibilitat de l'projecte.L model CMASCI 2010 és el resultat de millores contínues a el model iniciat per Isaac en el 2004, per la qual supera totes les deficiències inicials, com que ja és aplicable a entitats amb un SIG implantat i proposa un mètode per determinar el nivell d'integració de l'organització durant el diagnòstic.
La NC ISO 9004: 2009, a l'ésser l'única enfocada a l'èxit sostingut, i per tant, a la Qualitat Total, constitueix en si mateixa una bestreta d'un futur model d'integració. Es pot arribar a aquesta conclusió si s'analitza que un SIG correctament dissenyat i implantat treballa per la satisfacció de tots els requisits dels sistemes i satisfent així totes les parts amb eficiència i en millora contínua, tal com planteja la concepció de Qualitat Total i la NC ISO 9004: 2009.
El diagnòstic com a base de la millora contínua
Amb anterioritat es va observar que tots els models estudiats coincidien en la importància de la realització d'una etapa de diagnòstic. Tot i que en tots els vistos l'etapa de diagnòstic es mostra com una de les etapes inicials, la realització de diagnòstics és una de les accions que més es reitera, i és la primera fase indispensable per a la millora dels SIG (Hernández i altres, 2006). A Cuba d'acord al que planteja el Decret No. 282 de l'any 2013, les empreses que es trobin implantant un Sistema de Direcció i Gestió Empresarial, hauran com a norma cada un o dos anys efectuar un nou diagnòstic que els permeti detectar els nous problemes i dificultats sorgides.
El diagnòstic és un procés cognitiu que permet realitzar conclusions prospectives a partir de l'anàlisi de diferents circumstàncies, condicions o situacions que incideixen en el desenvolupament d'un procés, amb vista al seu perfeccionament. Ha de considerar-se com un procés d'avaluació-intervenció que potencia l'anàlisi, la valoració i interpretació i fa possible instrumentar estratègies, d'acord amb els factors socialitzadors de el procés, sobre la base de la interpretació dels resultats obtinguts i mitjançant una investigació sistèmica dirigida intencionalment a determinar l'estat real i potencial de el procés. (Gómez 2009) D'acord a González (2004) algunes de les característiques principals dels diagnòstics són:
- El seu envelliment és relativament rápido.Es aplicable en la precisió de problemes o per determinar brechas.Será parcial o integral, més o menys profund, exacte, accelerat, tot segons es decida.Es ampli l'arsenal de tècniques i mètodes disponibles per ejecutarlos.El grau de participació en la seva elaboració, és una decisió essencial i pot requerir alguna forma d'estructura paralela.Su desenvolupament és normalment iteratiu.
La importància principal d'un diagnòstic és que permet quantificar l'estat de maduresa actual de l'organització amb els estàndards nacionals o internacionals que hauria gestionar l'empresa, identificant d'una manera ràpida, precisa i concisa les àrees potencials de desenvolupament en ella. (Baró, 2009)
Nombrosos són els especialistes que s'han dedicat a la millora dels sistemes, especialment els de qualitat, entre aquests estan Deming, Juran, Shewhart i Taguchi. Els seus treballs han permès que la millora hagi evolucionat fins a l'anomenada millora contínua, un dels 8 principis de gestió dels sistemes normalitzats. (Cantú, 2001)
La millora contínua pot ser definida com l'activitat recurrent per augmentar la capacitat per complir els requisits (NC ISO 9000: 2005, 2005) (Cantú, 2001) (García, 2010) (Fernández, 2003) (González i altres, 2003) (Carrazana, 2007) (Gros, 2005), aquesta es troba basada en el Cicle PHVA com s'evidencia en la PAS 99. l'establiment de processos per a la millora contínua de l'SIG és considerat com una clau per aconseguir l'èxit sostingut d'una organització.
Enfocada a la millora contínua i èxit sostingut es troba la NC ISO 9004: 2009, aquesta presenta en el seu Annex A una eina de diagnòstic autoavaluatiu per a les empreses amb un sistema de gestió implantat. L'eina permet avaluar el grau de maduresa de el sistema de gestió a partir de l'anàlisi de l'acompliment dels anomenats elements claus i elements detallats. L'ús d'aquesta permetrà obtenir una visió global de l'exercici, identificar oportunitats per a la millora i la innovació, fixar prioritats i establir plans d'acció amb l'objectiu de l'èxit sostingut.
CONCLUSIONS
- Hi ha una tendència en les organitzacions cubanes a la normalització i implantació de sistemes de gestió a partir de les NC voluntàries que especifiquen els requisits a cumplir.La existència de nombrosos sistemes de gestió aplicables a les organitzacions amb requisits comuns ha induït internacionalment a la implantació de SIG.En Cuba existeixen diversos models per abordar la integració que són contínuament millorats a l'adaptar-se a les empreses que els utilitzen per a la implantació del seu SIG, d'acord a les seves condicions i sistemes a integrar.El diagnòstic constitueix una eina prèvia a el disseny i implantació, però al seu torn pot ser utilitzat com a eina de millora dels sistemes de gestió, incloent el SIG ja que permet identificar bretxes i oportunitats de millora.Fins a la data el model CMASCI 2010 és un dels més complets models d'integració cubans, i és aplicable a entitats amb un SIG implantat o no, que porta implícit un mètode per determinar el nivell d'integració de l'organització durant el diagnòstic.
Bibliografia
- (1997). Llei 81 Llei de el Medi Ambient. Diari Oficial de la República de Cuba. (2000). Checklist per a la Reunió de Dades, Societat Llatinoamericana per a la Qualitat. (2000). Diagrama de Flux, Societat Llatinoamericana per a la Qualitat. (2001). Manual de l'auditor. L'Havana, Cuba, Ministeri d'Auditoria i Control. (2003). Introducció a la Salut i la Seguretat Laborals. La Salut i la Seguretat en el Treball. (2005). NC 18000: 2005. Seguretat i Salut en el Treball. Sistema de Gestió de Seguretat i Salut en el Treball. Vocabulari. (2005). NC 18001: 2005. Seguretat i Salut en el Treball. Sistema de Gestió de Seguretat i Salut en el Treball. Requisits. (2005). NC ISO 9000: 2005. Sistemes de gestió de la qualitat. Fonaments i Vocabulari. (2005). NC ISO 9001: 2008. Sistemes de gestió de la qualitat. Requisits. (2005). NC ISO 9004: 2009.Gestió per a l'èxit sostingut d'una organització. Enfocament de Gestió de la Qualitat. (2005). NC ISO 14001: 2004. Sistemes de gestió ambiental. Requisits amb orientació per al seu ús. (2005). NC ISO 22000: 2005. Sistemes de gestió de la innocuïtat dels aliments. Requisits per a qualsevol organització en la cadena alimentària. (2005). UNE 66177. Sistemes de gestió. Guia per a la integració dels sistemes de gestió. Madrid, Espanya, AENOR. (2007). Decret No. 281 Reglament per a la implantació i consolidació de el Sistema de Direcció i Gestió Empresarial Estatal. L'Havana, Cuba. (2007). Decret llei No. 252 Sobre la continuïtat i l'enfortiment de l'Sistema de Direcció i Gestió Empresarial Cubà. M. d. Justícia. L'Havana, Cuba, Diari Oficial de la República de Cuba. (2007). NC 136:2007 Sistema d'Anàlisi de Perills i de Punts Crítics de Control (HACCP) i directrius per a la seva aplicació.
- (2007). NC 136: 2007 Sistema d'Anàlisi de Perills i de Punts Crítics de Control (HACCP) i directrius per a la seva aplicació. (2008). Instrucció No. 2/2008 Procediment per a la implantació de el Sistema de Gestió de Seguretat i Salut en el Treball. L'Havana, Cuba. (2008). NC PAS 99: 2008. Especificació de requisits comuns de el Sistema de Gestió com a marc per a la Integració. L'Havana. (2008). Procediment per a la implantació de el Sistema de Gestió de Seguretat i Salut en el Treball. MTSS. L'Havana. Instrucció No. 2/2008.
